Chaque année, plus de 40 000 sociétés belges paient une amende administrative pour dépôt tardif de leurs comptes annuels. Le montant moyen tourne autour de 400 €, mais peut monter à 1 200 € pour les grandes structures. La bonne nouvelle : ces amendes sont 100 % évitables. Voici le calendrier.

Dépôt des comptes annuels — BNB

Pour un exercice comptable qui coïncide avec l'année civile (31 décembre 2025), l'assemblée générale ordinaire doit se tenir dans les six mois suivant la clôture — donc avant le 30 juin 2026. Les comptes doivent ensuite être déposés à la Banque nationale dans les 30 jours suivant l'AG et au plus tard 7 mois après la clôture, soit le 31 juillet 2026.

Passé cette date, l'amende démarre à 400 € et augmente par tranches. Passé 8 mois et demi de retard, la société peut être considérée comme présumée en état de faillite. Ce n'est pas théorique : le tribunal de l'entreprise reçoit automatiquement la liste des retardataires.

Mise à jour du registre UBO

Tout changement dans la structure des bénéficiaires effectifs doit être notifié au registre UBO dans le mois qui suit. Et surtout — c'est le point le plus souvent oublié — une confirmation annuelle est obligatoire, même si rien n'a changé. Cette confirmation doit intervenir dans l'année qui suit la dernière mise à jour.

Sanction en cas d'omission : amende administrative de 250 à 50 000 €. Contrairement au dépôt des comptes, l'amende UBO n'est pas automatique, mais le SPF Finances a intensifié ses contrôles en 2025.

Déclaration TVA et listing clients

Pour les assujettis TVA mensuels : déclaration et paiement le 20 du mois suivant. Pour les trimestriels : le 20 du mois suivant le trimestre. Le listing clients annuel (opérations dépassant 250 € HT par client belge) est à déposer avant le 31 mars 2026 pour les opérations 2025.

Publications obligatoires au Moniteur belge

Toute modification statutaire (changement d'objet, siège, capital, administrateurs, gérants) doit être publiée aux annexes du Moniteur belge dans les 15 jours suivant l'acte notarié ou la décision d'AG. Le défaut de publication rend la modification inopposable aux tiers — ce qui peut coûter très cher en cas de litige.

Autres échéances à surveiller

Précompte professionnel : le 15 du mois suivant. Déclaration ONSS : le mois suivant le trimestre. Impôt des sociétés : dans les 6 mois de la clôture pour les sociétés à exercice décalé. Fiches 281.50 (rémunérations d'administrateurs et honoraires) : avant le 30 juin 2026 pour les prestations 2025.

La logique à retenir

La fiscalité et le droit des sociétés belges fonctionnent sur un principe simple : tout retard est présumé fautif. Il n'y a pas de tolérance de courtoisie, pas de rappel amical, pas de délai supplémentaire "juste pour cette fois". Les pénalités tombent automatiquement, parfois plusieurs mois après le fait, quand vous les avez oubliées.

La parade est mécanique : un calendrier interne consolidé, un responsable désigné par échéance, et une revue trimestrielle. Nous fournissons ce calendrier personnalisé dans le cadre du forfait Essentiel — c'est souvent la première chose que nos clients mettent en place, et celle qu'ils regrettent le plus de ne pas avoir eue avant.